武昌首义学院综合信息网

全校各单位：

根据武昌首义学院档案管理要求，为确保本年度资料归档工作及时有效地开展，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1、2023年和2022年之前未及时归档的各门类档案，分别按照学校相关门类档案管理实施细则规定的范围进行归档移交。

2、各教学单位归档内容

（1） 2023年教学单位文书档案，包括会议记录、规章制度、学院发文、合作协议、论文著作（国外期刊可提交检索报告和论文复印件，国内期刊必须提交原件）、奖牌（先移交档案馆登记，需要使用可借出）、2023届毕业生合照等；

（2）2023届毕业生成绩单；

（3） 2022-2023学年第二学期、2023-2024学年第一学期电子试卷。

二、归档时间

请各单位按照以下时间表做好本单位档案归档移交准备工作。

三、归档要求

1、各单位分管领导要重视各门类档案材料的收集归档，监督兼职档案员做好本单位档案归档工作，确保各门类档案材料规范、完整、齐全的归档。

2、应归档的红头文件包含红头文件（文件正本）正文及附件（一式两份）、签发单、底稿；应归档的上级文件包含传阅单和红头文件。

3、归档的红头文件必须为加盖公章的原件，要求字迹清晰、干净整洁、无圈画修改、不含订书钉等金属物，确实无原件的复印件，字迹要清晰，并加盖公章。

4、如归档文件材料未附带页码，则以份为单位在文件的右上角使用铅笔编写页码。

5、省级以上表彰证书、牌匾等归档要求：如以武昌首义学院或多人为表彰单位，则提交原件与扫描件；如以个人为表彰单位，则提交扫描件与复印件。

6、其他门类的档案的归档要求参照相关门类档案管理办法。

7、成册的归档文件应同时提交电子档。

8、严格按照通知要求时间节点完成2023年度档案归档工作。

9、毕业生成绩单整理要求:

（1）立卷以班级为单位，按照学号从小到大排列，一个班级为一卷。以班为单位编制页码，即每班材料都是从1开始编制页码，非同班不可连续编号。页码用铅笔在材料的右上角编写，编写页码不要太靠边。

（2）每卷前面附上《学生成绩总册目录》。

（3）归档成绩单务必加盖学校“学生成绩专用章”和“学院教务员私章”，要求印章边缘和字迹清晰。

四、归档程序

1、各单位在归档移交前，需按照归档要求进行立卷整理（排序、编号等）。

2、各单位在向档案馆移交档案时，需打印《档案移交清册》一式两份，单位分管领导、移交人签字并加盖单位公章。

3、档案馆根据归档文件移交目录验收材料，有需查验电子文件的，经检查无误后签字确认，一份交档案馆，一份由移交单位留存。

武昌首义学院档案馆

2024年03月28日