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           关于应届毕业生档案收集、寄发工作的有关通知

各系及有关部门：

　　2009届毕业生的派遣工作即将开始，为了顺利、及时完成毕业生档案的收集、寄发工作，现将有关事宜通知如下：

　　一、应归档的材料

　　1．学生登记表(加盖公章。若缺学生登记表的请务必补齐）；

　　2．毕业生登记表（加盖校就业处公章）；

　　3．成绩单（一式两份，加盖校教务处公章）

　　4．毕业生分配工作报到通知书；

　　5．党、团材料（包括入党、入团志愿书、申请书、考察培养表等材料）；

　　6．毕业生体检表和校级以上奖励、处分材料。

　　二、对归档材料的要求

　　1．各系把档案材料送档案馆之前，应把毕业生的材料以个人为单位集中在一起。

　　2．按专业、班次分开，并按学号顺序依次排列。                   

　　3．到档案馆经工作人员审核无误后，再按要求将档案材料归（装）入每个毕业生的档案袋中。

　　4．将缺材料的学生详细情况写清楚。

　　5．必须以系为单位到档案馆归档。

　　三、档案材料归档步骤

　　1．将档案袋按班级、学号顺序排开；

　　2．将每个毕业生的归档材料分别放在该毕业生的档案袋上，有不清楚的地方及时找档案馆工作人员联系；

　　3．检查全班档案材料与档案袋上的姓名，一一对应后再将档案材料分别放入该毕业生的档案袋中；

　　4．在档案袋的封口上贴档案密封条并加盖密封章；

　　5．在档案袋封面上粘贴或书写寄发地址；

　　6．将档案袋按毕业分配方案上的序号排列好后，交档案馆工作人员验收。

　　四、具体归档时间

　　6月30号：计算机科学与技术系、信息科学与技术系、自动化系、城市建设系；

　　7月1号：外语系、经济管理系、新闻与法学系、艺术系。

　　如有特殊情况不能按时归档的，应与档案馆联系，但延迟归档时间不得超过3日。档案袋一旦密封后不再启封，未按时归档的材料由各单位自行寄发。

　　五、几点说明

　　1．成绩单一式两份，一份用来装入学生档案袋；一份按班级、学号顺序整理好交档案馆存档。

　　2．请各系在整理毕业生档案材料时认真检查核对，看材料是否齐全，手续是否完备，有无漏公章漏填写现象。各单位不得擅自扣留毕业生材料。

　　3．毕业生档案邮寄地址一律以就业处分配方案为准，不得随意更改。

　　4．凡需缓寄的毕业生档案，一律由就业处以书面形式通知档案馆。档案袋一旦密封后不再启封，未按时归档的材料由各单位自行寄发。

　　

                           华中科技大学武昌分校档案馆

　　　　　　　　　　　　　　　　二OO九年五月二十六日