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全校各单位：

现将《华中科技大学武昌分校档案管理暂行办法》予以印发，请遵照执行。

华中科技大学武昌分校

二OO七年九月十九日

华中科技大学武昌分校档案管理暂行办法

第一章 总 则

第一条 为了加强学校档案工作，加强档案的收集、整理与管理，有效地保护档案，充分发挥档案在学校教学、科研、和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》和国家教育部《普通高等学校档案管理办法》等规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案是指我校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校工作的重要组成部分，是学校发展建设的基础工作之一。档案是学校的宝贵财富，是全校师生员工辛勤劳动的结晶，是学校历史真实的记录，也是衡量学校管理工作的重要尺度，学校必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导与管理，使档案事业和学校的各项事业同步协调发展。

第四条 学校档案是国家档案的一部分，属国家和学校所有，列入学校公有资产管理范围。

第五条 学校严格实行部门立卷归档制度，各部门兼职档案员在学校档案馆的指导下，对本部门形成的属归档范围的文件及材料进行整理、组卷，组卷完毕后填写移交单交档案馆编目保存。学校要把各种文件材料的归档工作列入学校各系（部）、各单位的岗位责任制，纳入教学、科研和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第二章 档案机构及职责

第六条 国家教育部《普通高等学校档案管理办法》提出，高校档案工作由各级教育行政管理部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。

第七条 学校档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用档案的科学文化机构，学校各单位的档案工作接受档案馆的指导、检查和监督。

第八条 学校档案馆在校长的领导下，做好档案的收集、保管、利用等工作。

第九条 学校各单位必须加强对本单位档案工作的领导，确定一名负责人分管档案工作，并配备一名兼职档案员。兼职档案员负责本单位档案的收集、整理、立卷和移交工作。

第十条 学校档案馆的基本任务：

（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的政策和规定，在学校领导下，规划全校档案工作；

（二）组织制定、实施本校档案工作的规章制度；

（三）负责学校档案材料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管和利用工作；

（四）负责对全校兼职档案员的业务培训，指导本校各部门文件材料的立卷归档工作。

第三章 档案经费、设备和库房

第十一条 根据《普通高等学校档案管理办法》第十四条规定，高等学校档案工作所需经费，应单独立项，列入学校预算统筹解决。学校各单位对用于本单位所需的档案装具等设备，在本单位经费中给予支持。

第十二条 学校档案馆纳入学校办公自动化信息网络，建立档案管理局域网，配备必要的自动化档案管理设施。

第十三条 学校应充分考虑档案馆的发展规模，以适应现代化管理手段需要，为档案的保管提供专用的、符合要求的档案管理库房。

第十四条 档案用房应做到三室分开，档案库房须具有防盗、防火、防尘、防光、防潮、防虫、防鼠、防高温等设备和措施。

第十五条 学校应有计划地为档案管理工作配置计算机、打印机、复印机、光盘刻录机、扫描仪、照相机等设备。

第四章 档案管理

第十六条 根据《普通高等学校档案管理办法》规定，学校档案由学校档案馆实行集中统一管理，学校各单位和个人在教学、科研、党政管理等活动中直接形成的、对学校对社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须向档案馆移交，任何部门和个人都不得拒绝归档或据为己有。

第十七条 学校档案馆按照国家档案的管理标准，制定统一的档案实体分类实施细则和档案管理办法，对档案进行规范管理，做到分类科学、整理系统、保管安全、统计准确、利用方便、管理手段先进。

第十八条 按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和学校有关保密规定，对保密档案实行专人、专柜保管。对于密级的确定和解密要会同有关业务部门进行，必要时经学校保密委员会审查办理。

第十九条 档案馆应有专人负责档案的统计工作，并按规定向上级档案行政管理部门和上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第五章 档案的利用和公布

第二十条 档案的公布，是首次向学校和社会公开档案的全部或者部分原文，或者档案记载的特定内容。

第二十一条 学校保管的档案，除少数有规定的外，一般应向全校和社会开放，对于涉及国家和学校重大利益的，虽然开放时间已到，但仍不宜开放的档案，经学校批准可延期开放。

第二十二条 档案馆对寄存档案的公布和利用，应征得档案所有者的同意。

第二十三条 学校档案馆应制定档案的查阅、借阅、复制等有关利用制度，为利用者提供方便。

第二十四条 利用学校开放档案的单位和个人，要严格遵守档案利用规定，未经档案部门同意，任何人不得擅自复制、摘抄和公布档案内容。

第二十五条 学校珍贵档案在提供社会利用时，应当以缩微品和复制件代替原件。

第二十六条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》和湖北省有关利用档案收费标准的规定，对于本部门和个人形成、移交、捐赠、寄存的档案，实行无偿服务；非工作原因利用本校档案的，可以收取一定的费用。

第六章 奖励与处罚

第二十七条 学校应建立档案工作检查评比制度，有下列事迹之一的，由学校或者有关部门给予表彰或奖励：

（一）在档案的收集、整理、立卷、归档、提供利用做出显著成绩的；

（二）对在档案的保护和档案现代化管理中做出显著成绩的；

（三）将重要或者珍贵档案捐赠给学校的；

（四）同违反档案法律、法规作斗争表现突出的。

第二十八条 有下列行为之一的，由学校责令限期改正，情节严重的，对直接责任人或者主管责任人依法给予行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）将职务活动中形成的应归档的文件材料据为己有，拒绝或者不按时交档案部门或者档案工作人员归档的；

（二）损毁、丢失属于国家、学校所有档案的；

（三）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

（四）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家、学校所有档案的；

（五）涂改、伪造档案的。

第七章 附 则

第二十九条 本暂行办法由档案馆负责解释。

第三十条 本办法自公布之日起施行。