| 发文日期： | 2010-12-30 | 发布部门： | cicro |
| 文 号： | 文件名称： | 校档[2010]3号（关于印发《华中科技大学武昌分校归档文件整理规则》的通知） | |
| 主 题 词： | 校档[2010]3号（关于印发《华中科技大学武昌分校归档文件整理规则》的通知） | 阅读次数： |
校档[2010]3号（关于印发《华中科技大学武昌分校归档文件整理规则》的通知）
全校各单位：
经学校研究决定，现将《华中科技大学武昌分校归档文件整理规则》予以印发。请各单位遵照执行。
华中科技大学武昌分校
二〇一〇年十二月三十日
华中科技大学武昌分校归档文件整理规则
根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和《华中科技大学武昌分校档案材料立卷归档规范要求》，结合学校具体情况，制定本规则。
一、归档文件定义
（一）归档文件范围
本校从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动直接形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种文字、图表、声像材料等。
（二）归档文件的整理
归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装合。
（三）“件”的界定
1.文书档案一般以每份文件为一件；
2.文件正本与定稿为一件；
3.正文与附件为一件；
4.正文与补充说明为一件；
5.转发文与被转发文为一件；
6.请示（报告）与批复为一件；
7.法律法规等重要文件的历次修改稿与定稿可合为一件；
8.来函与复函等来往文书为一件；
9.报表、名册、图表（本）为一件，等等。
二、归档文件整理原则
（一）以“件”为单位整理排列顺序
1.正本在前，定稿在后；
2.正文在前，附件在后；
3.转发文在前，被转发文在后；
4.批复在前，请示（报告）在后；
5.复函在前，来函在后；
6.不同文字的文本中文在前，外文在后；
7.案件材料结论性材料在前，依据性材料在后，等等。
(二)文件时间的界定
一般来说以文件的落款日期为准。具体操作时要注意以下几个问题：
１.一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等。文件归档时间的界定一般来说以文件的落款日期为准，没有落款日期的，可依据发文日期归于所属年度。对于计划、总结、预决算、统计报表等内容涉及不同年度的文件，统一按文件落款日期判定所属年度；
２.跨年度形成的文件。如机关单位某些具体的职能活动、办理案件、会议材料等，统一归在闭幕年和结案年；
３.跨年度的请示与批复，一般归在批复年；
４.临时机构形成的文件归档要求：临时机构时间不长、文件材料不多，工作虽然跨年度了，形成的文件可放在结束年度归档，如果文件数量较多，也可分年度归档。
三、归档文件质量要求
（一）总体要求。根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》规定：“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值、便于保管利用”。
（二）必须将应归档的文件材料收集齐全，文件材料的种类、份数及每份文件的页数都要收集完整。
（三）归档文件材料是反应学校主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，对学校和社会当前与长远具有参考、凭证作用和研究价值，必须保持其自然形成的规律，保持其真实性和原始性。
（四）归档文件材料手续应完备。归档文件材料一律使用A4型纸（基建图纸、图表按A4型纸进行折叠），不得使用红色笔、铅笔和易退色的笔书写；归档文件材料要有形成时间，需领导签字的要签字，公文必须有单位印章。