武昌首义学院综合信息网

全校各单位：

现将《武昌首义学院武昌首义学院学工综合管理系统日常工作规范（暂行）》予以印发，请各单位遵照执行。

武昌首义学院

2015年12月30日

武昌首义学院学工综合管理系统日常工作规范（暂行）

第一章 总则

第一条 为加强我校学生工作综合管理信息系统（以下简称学工系统）的管理，确保其高效、安全、稳定地运行，充分发挥信息化系统对校务管理及学生工作的助力作用，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，结合我校工作实际，特制定本工作规范。

第二条 学工系统是集学生信息管理、宿舍管理、学生资助、违纪处分、勤工俭学、评奖评优、党团建设、辅导员管理与测评、日常事务等功能于一体的综合性管理系统，旨在实现学工相关数据的无纸化、统一化、标准化，以便于各部门、院（系）之间的共享和交流，进而规范管理流程，提高工作效率，降低管理成本。

第二章 用户的准入与退出机制

第三条 学生的准入机制

1.每学年初，信息技术中心负责将所有正常招录的新生数据全部导入到学工系统中。

2.通过补录、借读等方式入校的新生，由学生处通过“在校生信息”中的增加功能，将学生的姓名、学院、专业、班级、高考报名号等基本信息录入系统。

3.新生入校后，学号字段由高考报名号暂代，待新生学号产生后，由教务处提供学号与高考报名号对应表，信息技术中心负责将所有新生的高考报名号批量替换为学号。

4.迎新工作结束后，未来校报到的新生将在系统里自动标识为“未报到”状态。标识为“未报到”状态的学生将不再参与系统的业务处理与统计。新生辅导员在迎新工作结束后，负责核对已报到学生的名单，如发现问题，及时向学生处反映。

5.在迎新工作基本结束后，由各院（系）组织所有新生进入系统进行个人信息补充、完善，辅导员对新生提交的信息进行审核，并于军训结束后2周内完成全部新生的信息审核工作，学生处负责最终审核。

第四条 学生的退出机制

1.正常时段毕业的学生。通过离校系统办理离校手续后，学工系统会同步离校系统数据，同步操作由信息技术中心负责完成，毕业班辅导员负责对数据进行复核。

2.非正常时段毕业的学生（未通过离校系统进行集中离校），应由其辅导员负责将其在学工系统的“毕业处理”中及时手动进行毕业处理操作。

对于长时间未做毕业处理的学生，需在这类学生的信息中备注未正常办理毕业手续的原因、以及注明到何时可办理完毕。此外，还要注意其是否仍然占用宿舍床位。

各院（系）党总支副书记总体负责非正常时段毕业的学生的数据清查，以保障非正常时段零星办理毕业手续的学生在学工系统中的数据状态能进行正确、有效地更新。

3.退学、开除、死亡等情况的学生，由学生处相关责任人在“学籍异动”功能中修改其学籍类别（可参看第三章第3小点相关内容）。

第五条 辅导员及院（系）党总支副书记的准入机制

新入职的辅导员及新近调动的院（系）党总支副书记，由学生处负责为其开通、调整账号，账号为人事处分配的七位职工号，相关权限设置由学生处知会信息技术中心协同完成。

第六条 辅导员及院（系）党总支副书记的退出机制

1.如有辅导员及院（系）党总支副书记离职，或不再从事学生工作的相关工作，由学生处负责将其账号状态置为停用状态。

2.禁止对辅导员及院（系）党总支副书记的账号直接进行删除操作。

第三章 学生基础信息维护

第七条 学生信息的增删

1.新学年的新生初始基础数据，由信息技术中心负责批量导入系统。

2.当辅导员或院（系）党总支副书记发现自己管辖范围内出现个别学生的信息缺失，应先联系学生处，确认该生信息是否确为缺失，若是，可手动将其信息加入系统；若因学院、专业、班级信息错误，导致该生在用户数据管理范围内的信息不可见（而非缺失），则应协调学生处校正数据（详见本章第4点），禁止直接添加学生信息。

3.系统中所有学生数据原则上禁止进行直接删除操作，但不包含以下情况：同一学生信息对应有多条数据（学号不同），应比对其他字段信息，确认两条信息确属同一个人而非重名，则由学生处相关责任人负责删除错误的那一条数据（通过教务MIS系统或其他可信数据来源，核定正误）。

因未报到、转学、退学、开除等情况，导致部分学生数据将不再使用的，亦禁止将这些学生信息直接做删除操作，应通过学籍类别字段进行相应标识。

4.对学生信息的增删操作，学生处设立纸质文件归档机制，以备查询（包含申请增删的内容、申请人签字、操作人签字）。

第八条 学号修改

1.所有学生学号数据的正确性，均归口学生处负责。如辅导员或其他用户发现系统中学号存在问题，须先向学生处提出修改请求，学生处进行核对（与教务MIS系统或其他可信数据来源），以保障其正确性。

2.经学生处核对确有学号需要修改，须通知信息技术中心进行相关操作。

3.因学号修改的记录是在后台数据库中由信息技术中心直接操作，学生处应设立纸质文件记录、归档机制，以备核查。

第九条 学籍异动

1.就读状态的修改：在读生申请参军、退学、休学、转学、借读，及已休学学生申请复学等学籍类别的修改，统一由教务处在办理好手续2个工作日内提供相关纸质文件证明，提交给学生处相关责任人进行修改，该修改会同步影响学生“是否在校”的状态。

2.学院、年级、专业、班级的修改：因系统分权设计，用户仅能修改自己管辖范围内的学生信息，故对学生的学院、年级、专业、班级的调整须遵循以下规则：在同一辅导员管辖的班级范围内进行调整，辅导员可直接在“在校生信息”中进行修改；在同一学院不同辅导员管辖的班级间进行调整，则由院（系）党总支副书记进行修改；跨院（系）进行调整，则由院（系）联系学生处相关责任人进行修改。

第十条 住宿信息维护

1.房源信息维护，包含楼栋信息、寝室信息、床位信息的基本数据，及其分配至各院（系）的情况，由学生处相关责任人负责统一管理和操作。

2.新生初始的入住信息，在每个学年开始时，由学生处提供数据，信息技术中心负责批量导入系统，学生处负责保障数据的初步完整性和准确性。

3.系统中所有房源数据和住宿数据，由学生处相关责任人负责调整，少量调整可在“住宿信息管理”中直接修改，大批量调换可在“批量宿舍异动”中进行操作。

4.辅导员负责维护住宿信息的准确、有效，通过住宿信息管理，以只读的方式查看各自管理范围内的学生的住宿情况，如发现错误数据,应联系学生处相关责任人进行更改。

5.集中办理毕业离校期间，由宿管中心负责在学工系统中将正常时段离校的学生进行集中退宿处理（此亦为办理离校手续的先决条件），信息技术中心负责派出人员协助、配合完成该项操作。

第十一条 学生的其他普通信息修改

学生的其他普通信息主要指学号、学籍类别、学院、专业、班级之外的其他字段，主要包括姓名、性别、身份证号、户籍所在地、照片、联系方式、家庭成员情况等信息。这些信息主要通过以下两种方式进行修改：

1.学生申请

（1）学生可通过填写表单申请，修改、完善自己的其他普通信息，学生可以自行填写、修改的字段由学生处提前设定（设定为只读、必填、选填），部分字段不开放申请修改。

（2）新生入校后应例行组织全体新生进入系统完善个人信息。

（3）老生根据数据变化的实际情况，及时提交信息修改申请。

（4）审批流程的最终解释权归学生处所有，信息技术中心负责协助流程制作、修改和调整。

2.院（系）学工管理人员（即党总支副书记和辅导员）直接修改

（1）院（系）学工管理人员可直接使用在校生信息修改功能，自行修改、完善各自管理范围内的所有学生的普通信息。但院（系）学工管理人员可进行修改的字段由学生处提前设定（设定为只读、必填、选填），部分字段不开放申请修改。

（2）院（系）学工管理人员可直接进行学生普通信息的修改，无须审核。

（3）院（系）学工管理人员须对各自管理范围的学生所填信息的准确性与有效性负责。

第四章 信息安全保障

第十二条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 ，严格遵守我校关于信息安全的有关规定。

第十三条 本系统所有用户应在账号开通后第一时间修改自己的密码，并妥善保管好自己的账号信息，不得随意将自己的账号信息告知或借用于他人，不得在存在安全隐患的计算机上使用账号登录系统，以确保个人账号信息安全。因个人疏忽导致账户信息泄露或被盗，致使学工系统的数据被非法篡改，或被非法用户用来攻击系统平台的，学校将注销该用户账号并追究相关责任，情节特别严重者，将追究相应的法律责任。

第十四条 学生用户的登录密码重置操作，由其辅导员负责；学工管理人员（含辅导员及党总支副书记）用户的登录密码重置操作，由学生处负责。

第十五条 任何单位和个人不得从事干扰学工系统建设、影响系统用户管理与应用、破坏系统平台数据、破坏系统硬件设备的活动。未经授权，任何单位和个人不得私自利用系统资源，不得传播系统内数据。

第十六条 信息技术中心负责系统稳定运行的日常维护工作，包括数据的每日备份、设备的冗灾等。

第十七条 当用户发现系统出现异常，造成数据不完整、软件故障及其他使用障碍，影响系统稳定运行的，应及时向部门有关领导汇报，并及时向信息技术中心反馈。

第十八条 当系统出现严重故障，导致其无法使用时，相关应急处理及数据恢复工作由信息技术中心负责。

第十九条 其他与系统相关的技术问题，均由信息技术中心负责提供技术支持。

第二十条 违反本管理规定造成严重后果的，将按有关规定处理。

      第二十一条 本规范自2016年1月1日起正式施行，并将在具体工作实践中逐步完善。

全文下载：院信[2015]1号（关于印发《武昌首义学院学工综合管理系统日常工作规范（暂行）》的通知）