武昌首义学院综合信息网

全校各单位：

为做好2016年网上迎新工作，保障迎新系统顺利运行，让新生尽早了解武昌首义学院，融入新的学习环境，现将有关事项通知如下：

一、成立网上迎新工作领导小组

组 长：李雪

副组长：高霞

成 员：赵瑜、陈佃生、黄艾华、杨芳、李平、吴世杰、杨琳、刘成义、陈琳、陈婷婷。

二、相关要求及时间

1.各院（系）副书记是第一责任人，负责该院（系）的网上迎新工作；

2.时间点：

8月13日，招就处将录取名单交学生处，学生处统计各院（系）专业人数之后，分配好相应的宿舍。

8月15日上午9：00，学生处召集各院（系）书记开会，将各院（系）录取名单、相应宿舍、分班原则、分班统计格式、宿舍与志愿者对应的格式交由各院（系）进行分班、分宿舍、对应好志愿者。

8月16日12:00前，各院（系）将分好的班级、宿舍与志愿者对应表格（附件4、附件5）交学生处，由学生处汇总后传信息中心导入系统。

3.院（系）要及时通知志愿者，告知其务必在8月18日至8月30日期间，登录迎新系统与新生进行互动交流；保证暑假期间自身手机处于开机状态，便于新生通过QQ、短信、微信或电话等方式进行咨询。

4.8月18日8:00至8月30日24:00期间，各院（系）需安排专人（名单及联系方式于8月16日12:00前交学生处一份）负责实时关注新生网上宿舍选择情况，一旦发现网上投放的宿舍房源不足，要及时补充，将新的房源信息告知信息技术中心。

附件：1.武昌首义学院2016年新生入学报到志愿者服务说明

         2.网上迎新辅导员工作流程

         3.2016级新生分班原则

         4.2016级新生数据导入格式（教务处）

         5.志愿者与寝室对应表

武昌首义学院

2016年7月5日

附件1：

武昌首义学院2016年新生入学报到志愿者服务说明

一、志愿者工作流程

（1）各院（系）建立一个志愿者QQ群，便于志愿者管理和交流（由于迎新系统还未建立手机客户端，因此要求志愿者暑期在家通过计算机访问迎新系统）。

（2）2016年网上迎新时，每个志愿者负责2—3个宿舍8—12名新生（志愿者如何与宿舍新生对应由院（系）安排）；

（3）8月13日起，请各位志愿者密切关注群内通知，迎新系统开启应立即登录迎新系统查看自己所服务的宿舍是否有新生选中，如有，应及时与新生取得联系并保持沟通，提示新生学费批扣成功后可上网选取生活用品和军训服装（届时有可能出现志愿者所负责的宿舍未被新生选中，这名志愿者将作为机动志愿者，待新生来校报道时再为新生服务。机动志愿者由院（系）统一调配）；

（4）8月30日24:00后，迎新系统将停止网上选宿舍、生活用品、军训服装，其他查询和个人信息采集功能照常使用，直到新生报到结束。

（5）9月1日（新生报到日），志愿者提前确定好新生到校时间，约定校内迎新地点。接到新生后，核对新生身份证和录取通知书、收取录取通知书副联，引导新生到宿舍值班室领取房门及相应床位的柜子钥匙。

（6）到达宿舍后，打开柜门对照物品清单核实新生网上订购的物品。（如有问题，及时与清单上所留联系人进行沟通。）物品清点无误后请新生在物品清单上签字。将物品清单和录取通知书副联一起交新生辅导员代收。

（7）新生入住后，在网上选择办理了手机校园一卡通的新生，可由志愿者带领其至校园一卡通手机领取点办理领取手续，志愿者同时也应向新生说明手机一卡通中包含的生活费项目及金额。新生如需了解手机资费情况，可向校园一卡通服务点的工作人员进行咨询。

（8）新生到校后，志愿者要及时向新生辅导员汇报所接待新生的基本信息（姓名、专业、宿舍号等）。

（9）志愿者要帮助新生尽快熟悉校园环境（食堂、教学楼、寝室等），提醒新生注意安全等事项，帮助新生处理来校报到的其他事宜。

二、志愿者服务要求

（1）认真学习新生自助报到系统操作流程、新生报到注意事项和学校及专业的基本情况，尽量做到有问必答；

（2）掌握所负责新生的姓名、电话、生源地、来校时间等信息，热情周到做好新生接待工作；

（3）保持联系方式畅通，请勿随意关机，如有不能解决的问题，请与新生辅导员联系沟通；

（4）注意个人言行举止，在志愿服务中体现武昌首义学院学子良好的精神风貌。 

附件2：

网上迎新辅导员工作流程

1.学生处负责院（系）及辅导员迎新工作流程培训，信息技术中心负责对各院（系）新生辅导员、书记等相关人员迎新系统使用情况的培训。

2.8月13日左右，本科新生录取结束后，招就处将新生基本数据传给学生处；8月15日上午9点，学生处根据人数将宿舍分配至各院（系）。各院（系）根据新生分班原则进行预分班（详见附件3）；并根据班级分配宿舍及志愿者。数据整理格式由学生处随总名单一起下发至各院（系）。

3.8月16日12:00前，各院（系）将分配好的宿舍与志愿者对应名单反馈给学生处，由学生处汇总后交信息技术中心。

4.8月13日开始，各院（系）要注意通知志愿者，做好各项准备工作。届时各院（系）可在迎新系统中查询到本院哪些新生学杂费已经批扣成功。各院（系）可提醒新生以下内容：

（1）武昌首义学院新生自助服务网于8月18日8：00正式开启，新生可登录系统选择宿舍、生活用品和军训服装等；

（2）8月30日24:00，新生自助服务网部分功能关闭，届时将不能再在网上选择宿舍、生活用品和军训服装。

5.9月1日，各院（系）安排志愿者提前确定好新生到校时间，约定校内迎新地点。志愿者接到新生后，引导新生到宿舍值班室领取房门及相应床位的柜子钥匙。

到达宿舍后，打开柜门对照物品清单核实新生网上订购的物品。（如有问题，及时与清单上所留联系人进行沟通。）物品清点无误后请新生在物品清单上签字。将物品清单交新生辅导员代收，届时物管中心再找各院（系）对接收取。

各院（系）需要提醒志愿者：

（1）接到新生后，核对新生身份证和录取通知书，收取录取通知书副联交新生辅导员，新生辅导员及时做好登记。

（2）志愿者不得泄露新生基本信息，不要向新生做任何形式的广告，不向新生兜售任何物品，要展现志愿者的良好风貌，向新生传递正能量。

6.迎新结束后2周内，新生辅导员按信息技术中心提供的表格格式，收集办理线下报道流程的新生个人基本信息。反馈给学生处，学生处汇总后交信息技术中心导入学工系统。

（3）保持联系方式畅通，请勿随意关机，如有不能解决的问题，请与新生辅导员联系沟通；

（4）注意个人言行举止，在志愿服务中体现武昌首义学院学子良好的精神风貌。 

附件3：

2016级新生的分班原则

由于学校小班课程教室最大容量为40人，故小班人数应控制在40人以内（含）。正常情况下35人左右一个班，艺术类考生为每小班30人以内（含）。

尽量避免将同一地域、同姓名的新生分在同一个班级，女生也要平均分配到每个小班。

分班从高分到低分用Z字型进行分班，例如：某专业招生110分3个班，1-3；4-6；7-9进行分班。

班级 1班 2班 3班 名次 1 2 3 6 5 4 7 8 9 依次类推

附件4：

2016级新生数据导入格式（教务处）

考生号

性别

姓名

民族

籍贯

生源省市

科类名称

培养      层次

录取院系

录取专业

班级名称

考生类别

考生身份证号

投档成绩

考生成绩

政治面貌

出生日期

语文

数学

外语

文史类/理工类/艺术类(文)/艺术类(理)

城镇应届/农村应届/城镇往届/农村往届

附件5：

志愿者与寝室对应表
新生专业班级	楼栋名称	寝室号	性别名称	床位号	志愿者专业班级	志愿者姓名	志愿者用户名（学号）
软件工程1501班	南区13栋	637	男	2	计科1401班	张三	1111999999