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全校各单位：

现将《武昌首义学院仪器设备档案管理实施细则》予以印发，请遵照执行。

武昌首义学院

2016年12月6日

 

武昌首义学院仪器设备档案管理实施细则

第一章   总 则

第一条 为了提高学校仪器设备档案（以下简称“设备档案”）的质量和管理水平，充分发挥设备档案在教学、科研中的作用，并为考核设备档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制订本实施细则。

第二条 设备档案是指属本校管理的仪器、设备的全套材料以及在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料。

第三条 设备档案是仪器设备在接收、使用、维修和维护工作中的真实记录，是重要技术储备和科技信息资源，必须实行集中统一管理，确保设备档案完整、准确、系统、安全，有利于仪器设备的管理、使用、维护、改造及对科学研究等工作的开发利用。

第二章   体制和责任

第四条 档案馆的任务如下：

1.宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法律、政策和规定，制定设备档案管理实施细则；

2.制订和完善本校设备档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；

3.定期接收设备档案及有关资料；

4.开展设备档案的开放和利用工作；

5.派员协同实验室和设备管理处兼职档案员参加仪器、设备的验收和本校研制仪器、设备的鉴定、验收工作。

第五条 实验室和设备管理处必须有一名负责人分管设备档案工作，并配备与设备档案相适应的兼职档案员。

第六条 实验室和设备管理处在布置、检查、总结、验收设备工作的同时，要布置、检查、总结、验收设备档案工作。

 第七条 实验室和设备管理处分管档案工作的负责人职责：

1.贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和规定，制订和健全有关管理制度，确保设备档案工作纳入设备计划、采购、管理人员职责范围之中，并监督各部门执行；

2.及时解决设备档案工作方面的有关问题；

3.指导设备档案的鉴定等工作。

第八条 实验室和设备管理处兼职档案员的职责：

1.学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定；

2.参加仪器、设备的验收和本校研制仪器、设备的鉴定、验收；

3.负责收集、积累、整理、鉴定、分类设备档案，见附件“武昌首义学院设备档案归档范围和保管期限表”；

4.对各实验室形成的设备档案进行监督、指导；

5.定期向部门负责人汇报设备档案工作的情况；

6.按规定向档案馆归档。

第三章   归档要求

第九条 为了保证设备档案的完整性、准确性、系统性，避免不必要的重复，设备档案归档应做到如下要求：

1.归档的重点是价值在10万元以上的仪器、设备项目；

2.经学校统一订购的设备，在仪器、设备验收时，由实验室和设备管理处兼职档案员协同仪器、设备使用单位指定的专人按具体要求一起清点所有资料，并进行登记。自行订购直接运抵使用单位的设备，在报帐之前必须按上述要求办理相应的登记、复制、交存工作；

3.同一型号的仪器、设备，只需保存一份完整、准确、系统的技术资料，其余均由使用单位保管利用；

4.在购置仪器、设备时，订购的仪器、设备型号在本校是第一台，在经费许可的情况下应尽可能订购两套技术资料。一套存档案馆，一套由使用单位保管利用；

5.对本校仅有一套的技术资料，管理性文件材料及其他材料全部归档，仪器、设备使用单位使用常用技术资料（复印件）。

6.仪器、设备使用单位应积累、整理仪器设备在安装、调试、验收、使用、维护、改进过程中形成的材料，并根据《仪器设备使用与维护记录本》的填写说明，认真填写仪器设备的使用、维护情况。

   第十条 设备档案中的案卷质量应符合《武昌首义学院档案案卷质量要求》（院档〔2016〕6号）。

   第十一条 凡需归档的仪器设备文件材料，都应当图样清晰、字迹工整、装订整洁，必须用钢笔书写，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸和其他易褪色的书写材料书写、绘制。

   第十二条 “武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表”（见附件）中的“SB11 综合”部分由实验室和设备管理处的兼职档案员收集、积累、整理、分类、立卷后，移交档案馆。“武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12 仪器设备项目”中的第1、2、3、4、5、6条，由实验室和设备管理处的兼职档案员会同仪器设备使用单位工作人员一起收集、积累，待仪器、设备验收完毕（进口设备到索赔期满）后，由实验室和设备管理处兼职档案员整理、编目、装订；第7至11条由仪器、设备使用部门负责收集、积累，并及时整理、登记，移交实验室和设备管理处兼职档案员归档。

第十三条 “SB12 仪器设备项目”的排列按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、随机图样等次序排列。

 

第四章   归档时间

第十四条 归档时间：

1.“武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB11 综合”部分，每年四月底前完成归档；

2.“武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12 仪器设备项目”中的第1至6条，在仪器、设备通过验收后，立即归档；

3.“武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12 仪器设备项目”中的第7、11条，在仪器、设备验收完毕，投入使用后的两个月内（引进设备为索赔期满后两个月内）归档；

4.“武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表”中的“SB12 仪器设备项目”中的第8条，在《仪器设备使用与维护记录本》用完后归档；第9、10条在故障排除、事故处理完毕后，立即归档。

第十五条 设备档案归学校所有，任何单位和个人不得据为己有。存放在仪器设备使用单位的档案，要指定专人负责保管和提供利用。因玩忽职守造成档案损失和擅自销毁档案材料者，应按档案法规追究责任，进行处理。实验室和设备管理处应不定期抽查保存在仪器设备使用单位的档案。

第五章   档案的管理和检查

第十六条 仪器、设备的开箱验收必须有实验室和设备管理处兼职档案员参加，从事监督、检查，指导设备档案文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，学校有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待厂家补齐材料后，方可办理相应手续。

   第十七条 建立和健全设备档案是评估实验室工作的重要内容之一。

   1.各实验室应把设备档案的收集、积累、整理、分类、立卷、归档和保管纳入仪器、设备管理人员的职责范围；

2.按规定向实验室和设备管理处移交设备档案；

3.仪器、设备使用单位管理的档案要完整、准确、系统，并建立借阅手续。对于进口设备，借出的材料除特殊情况外，一般为复制件。

   实验室建档不符合以上要求，经实验室和设备管理处检查指出后，仍不及时改进的，不能评为优秀实验室和先进实验室。

   第十八条 仪器、设备经校领导批准作为降档使用、报废或调出学校时，由实验室和设备管理处组织熟悉专业的科技人员对档案进行鉴定，确定档案移动、销毁或随机调出的处理方式后报分管校领导批准实施。

   第十九条 档案馆应会同实验室和设备管理处对保管期满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，必须先造具清册，报分管校领导批准后，方可销毁。

第二十条 销毁设备档案时，应指定两人监销，并在销毁清册上签名。

第六章   附 则

   第二十一条 本实施细则由档案馆负责解释。

 第二十二条 本实施细则自公布之日起施行。原《华中科技大学武昌分校仪器设备档案管理实施细则》（校档〔2014〕2号）同时废止。

附件：武昌首义学院仪器设备档案归档范围和保管期限表

附件：

武昌首义学院设备档案归档范围和保管期限表

SB11   综合

序号                                        类目名称                                                                               保管期限

1   上级机关有关仪器设备、物资清产核资、实验室建设等工作的政策、规定、通知                 长期

2   本校关于仪器、设备、物资管理、实验室等工作的规定、办法、规章制度                            长期

3   本校实验室和设备管理处工作计划、总结、报告、调查材料及上级批复                               长期

4   本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案                                                                 长期

5   本校各种仪器、设备移交清册及仪器、设备报废、降档使用、调拨报告和批复等文件材料   长期

6   本校清仓（产）核资工作计划、报告、总结及清仓    盈亏情况报表等文件材料                    长期

7   本校实验室发展规划、实验室建设报告、方案及其它有关材料                                            长期

8   本校实验室论证、评估、申报、审批材料                                                                             永久

9   本校实验室和设备管理处的统计报表

9.1 实验室建设统计报表                                                                                                            永久

9.2 仪器、设备业务工作的综合性统计材料                                                                                长期

10  本校实验室评选先进集体和先进个人的名单和材料

10.1省级以上的                                                                                                                         永久

10.2学校的                                                                                                                                长期

11  本校实验室和设备管理处编印的《实验室建设与管理》和《实验室通讯》                            长期

SB12   仪器设备项目

序号                                              类目名称                                                                            保管期限

1   订购仪器、设备的申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）及批复、准购批示      长期

2     订购仪器、设备合同、会谈纪要、记录及重要来往函件                                                         长期

3   进口设备过程中有关的技术商务文件                                                                                       长期

4   仪器、设备的出厂合格证、装箱单、开箱记录                                                                        长期

5   仪器、设备的安装、调试记录、测定数据、性能鉴定、验收报告、总结和双方签字移交文件、

     保修单                                                                                                                                    长期

6   索赔来往函件及结果文件材料                                                                                                  长期

7   仪器、设备说明书及全套随机文件材料                                                                               与设备共存

8   仪器、设备使用与维护记录本                                                                                            与设备共存

9   仪器、设备故障分析与排除措施                                                                                          与设备共存

10  仪器、设备事故报告、事故的调查分析材料及处理意见                                                      与设备共存

11  仪器、设备改造过程中形成的文件材料（包括改进方    案、论证材料、审批文件、

      设计技术资料、鉴定、验收、总结等）                                                                               与设备共存