| 发文日期： | 2016-12-14 | 发布部门： | 档案馆 |
| 文 号： | 院档〔2016〕3号 | 文件名称： | 院档〔2016〕3号（关于印发《武昌首义学院基本建设档案管理实施细则》的通知） |
| 主 题 词： | 印发 基本建设 档案管理 实施细则 通知 | 阅读次数： |
院档〔2016〕3号（关于印发《武昌首义学院基本建设档案管理实施细则》的通知）
全校各单位：
现将《武昌首义学院基本建设档案管理实施细则》予以印发，请遵照执行。
武昌首义学院
2016年12月14日
武昌首义学院基本建设档案管理实施细则
第一章 总 则
第一条 为了做好我校基本建设档案（以下简称“基建档案”）的管理工作，充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建、扩建中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《关于印发〈建设项目（工程）档案验收办法〉的通知》等法律、法规、规章，结合本校实际，特制订本实施细则。
第二条 基建档案是指在我校所属范围内，凡属基本建设管理和基本建设项目在勘测、规划、新建、扩建、改建和维修等工作活动中直接形成的，应归档保存的文字、图表及声像（包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘）等各种载体的文件材料。
第三条 基建档案是学校基本建设历史和现状的真实记录，是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分，是评估基建工作的依据，必须实行集中统一管理，确保基建档案完整、准确、系统、安全，有利于对基建档案的开发利用。
第四条 基建档案经费在基建经费中列支。
第二章 体制和责任
第五条 档案馆的任务如下：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作；
（二）制订和完善本校基建档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；
（三）负责接收（征集）基建档案及有关资料；
（四）开展基建档案的开放和利用工作；
（六）派员协同基建处兼职档案员参加学校重大基建项目的竣工验收。
第六条 基建处、总务处必须有一名负责人分管基建档案工作，并配备与基建档案相适应的兼职档案员。
第七条 基建处分管档案工作负责人的职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门和人员执行；
（二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；
（三）定期检查本部门的档案工作；
（四）基建项目结束后，督促兼职档案员收齐基建档案，审查归档材料是否符合齐全、完整、系统、准确。
第八条 基建处兼职档案员的职责：
（一）学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定；
（二）参加学校基建项目的初步验收和竣工验收；
（三）负责收集、积累、整理、鉴定、分类基建档案，见附件“武昌首义学院基建档案归档范围和保管期限表”；
（四）按规定组卷后向档案馆归档。
第九条 总务处分管档案工作的负责人职责：
（一）宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订和健全有关管理制度，确保档案工作纳入本部门的工作计划和规划；纳入本部门议事日程；纳入各类人员的职责范围之中，并督促有关部门和人员执行；
（二）听取本部门兼职档案员关于档案工作的情况汇报，帮助协调和解决档案工作方面的有关问题；
（三）督促有关部门每年绘制全校（含各校区）水、电、气管道、通讯线路等地下管网分布图（竣工图），确保地下管网分布图的正确；
（四）定期检查本部门的档案工作。
第十条 总务处兼职档案员的工作职责：
（一）按“武昌首义学院基建档案归档范围和保管期限表”（见“附件”中“JJ11 综合”）的要求收集、积累、整理本部门形成的文件材料；
（二）按《武昌首义学院档案案卷质量要求》（院档〔2016〕6号）文件立卷，并按期向档案馆移交。
第十一条 基建处对每项新建、扩建、改建以及维修的建设项目的档案资料（包括房屋及室外工程竣工图、地下构筑物及水、电、气、通讯等管网图和维修工程更改的文件材料），只要有工程结构发生变化，就必须按基建档案的要求，绘制新的竣工图或修改原竣工图。
第十二条 凡新建、扩建、改建以及维修工程的建设项目均由经办单位按照归档要求整理、立卷归档。
第三章 基建档案材料的形成
第十三条 基本建设项目的建设要与档案工作实行“三同步”管理，即：建设项目的立项与档案工作同步（在制订建设项目的各项计划、合同、协议和工程技术以及管理人员岗位职责时，相应地提出对档案工作的要求）；建设项目的建设过程与档案工作同步（检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落实档案的积累、整编、审定等工作的情况）；建设项目竣工验收与档案工作同步（竣工验收时，同时验收工程档案资料）。
第十四条 基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理。竣工时，由总承包单位向学校基建部门提交齐全、完整、准确、系统的基建档案材料。
第十五条 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交基建处汇总、整理。
第十六条 学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前，由基建后勤处负责联系摄影摄像，并归档。
第四章 归档要求
第十七条 学校水、电、气管道及通讯线路分布图发生变化的，每年各绘制一套归档。
第十八条 归档时必须有竣工图。对竣工图的编制要求如下：
（一）编制竣工图，必须坚持边施工边编制的原则，工程做完，竣工图编制完；
（二）竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的，由施工单位在原施工图上加盖竣工图章，即作为竣工图；凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改的部分，并附以设计变更通知单和施工说明，加盖竣工图章，即作为竣工图；凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及其他重大改变，应重新绘制改变后的竣工图、施工单位负责在新图上加盖竣工图章，并附以有关记录和说明，作为竣工图；
（三）竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：××工程竣工图，施工单位名称，编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm×50mm；
（四）竣工图一定要与实际情况相符，要保证图纸质量，做到规格统一、图面整洁、字迹清楚；
（五）竣工图是工程交工验收的条件之一，竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的，建设项目不能验收。
第十九条 基建图纸按图的类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图。更改图排列在被更改图之前。
第二十条 归档的文件材料格式要统一，图像清晰、字迹工整、应使用碳素墨水或蓝黑墨水，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸等易褪色的书写材料书写、绘制；归档的文件材料一律用原件。
第五章 法律责任
第二十一条 为保证基建档案的完整性和准确性，在工程交付使用后，一切因应归档而没有归档或归档不准确造成的损失，由工程改动部门负经济责任和法律责任。此条由分管基建的校领导监督执行。
第六章 归档验收与归档时间
第二十二条 基建项目初步验收前，基建处组织施工、设计及使用等有关单位的项目负责人，工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作，并作出档案自检报告。
第二十三条 初步验收时，基建处兼职档案员着重抽查30%的项目档案。评价档案资料的完整、准确、系统性情况后，写出初步意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。
第二十四条 建设项目在验收前，基建处兼职档案员对准备归档的基建文件材料进行初步验收后，出具证明，方可组织工程竣工验收。
第二十五条 竣工验收时，应在验收报告中写明档案的情况。在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价。
第二十六条 档案验收报告应包括以下内容：
（一）项目档案情况；
（二）项目档案工作管理体制；
（三）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；
（四）竣工图编制情况及质量；
（五）项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；
（六）存在问题及解决措施；
（七）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；
（八）附表。附表中包括的条目：单项、单位工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。
第二十七条 基建处应从基建投资中扣除5%，作为基建档案的保证金，待基建档案材料归档验收合格后归还。
第二十八条 归档时间：
（一）基建项目在验收后两个月内归档；
（二）基建管理性文件（见附件“JJ11综合”）应在次年4月底前归档。
第二十九条 填写基建档案资料移交目录一式两份，并在移交目录上签名盖章，档案馆、基建处（总务处）各执一份备查。
第七章 档案的管理与检查
第三十条 基建档案的保管期限分为：永久、长期、短期三种。长期保管的基建档案实际保管期不得短于建设项目的实际寿命。
第三十一条 对保管期限已满的基建档案，档案馆会同基建处进行鉴定，对已失去保存价值的档案，登记造册报分管校领导批准后，方可销毁。
第三十二条 销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。
第八章 附 则
第三十三条 本实施细则由档案馆负责解释。
第三十四条 本实施细则自公布之日起施行。原《华中科技大学武昌分校基建档案管理实施细则》（校档〔2014〕1号）同时废止。
附件：武昌首义学院财会档案归档范围和保管期限表
附件：
武昌首义学院基建档案归档范围和保管期限表
JJ11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关基建工作的文件 长期
2 本校基建工作的规章制度 长期
3 本校基建工作计划、总结、报告、批复、简报 长期
4 本校基建工作总体规划 永久
5 统计报表
5.1 本校基建工作年度统计报表 永久
5.2 本校基建工作季度统计报表 长期
6 本校基建工作财务预、决算 长期
7 本校的房产证、土地证及征用土地的文件材料 永久
8 本校基本建设规划（包括总体规划图、设计总平面图、总平面图） 永久
9 本校水、电、气管道、通讯分布图 永久
10 本校内房产及水、电、暖等管网维修、改造的计划、报告、批复、图纸等 永久
10 本校地质勘探、地形测量材料 永久
11 本校基建处与有关单位签订的合同、协议书 永久或长期
12 本校基建处工作中获奖的文件材料
12.1省级以上的 永久
12.2市级的 长期
JJ12-1 可行性研究
序号 类 目 名 称 保管期限
1 项目建议书及批复 永久
2 可行性研究报告 永久
3 项目评估 永久
4 环境预测、调查报告 永久
5 设计任务书、计划任务书 永久
JJ12-2 设计基础材料
序号 类 目 名 称 保管期限
1 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、 勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 永久
2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录 永久
3 水文、气象、地震等其他设计基础材料 永久
JJ12-3 设计文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 初步设计 永久
2 技术设计 永久
3 施工图设计 短期
4 技术秘密材料、专利文件 永久
5 设计计算书 长期
6 关键技术试验 永久
7 总体规划设计 永久
8 设计评价、鉴定及审批 永久
JJ12-4 工程管理文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 永久
2 承发包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 永久
3 施工执照 永久
4 环保三同时、消防、卫生等文件、水、暖、电、煤气供应协议书 永久
5 产权证书 永久
JJ12-5 施工文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 土建施工文件
1.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
1.2 原材料及构件出厂证明、质量鉴定 长期
1.3 建筑材料试验报告 长期
1.4 设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 永久
1.5 施工定位测量、地质勘察 永久
1.6 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久
1.7 隐蔽工程验收记录 永久
1.8 工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故 处理报告 永久
1.9 分项、分部、单位工程质量检查、评定 长期
1.10 交工验收记录证明 长期
1.11 竣工报告、竣工验收报告 永久
2 设备及管线安装施工文件
2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 短期
2.2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代 用审批 长期
2.3 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 长期
2.4 隐蔽工程检查验收记录 长期
2.5 强度、密闭性试验报告 长期
2.6 设备调试记录 短期
2.7 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期
2.8 系统调试、试验记录 长期
2.9 管线清洗、通水、消毒记录 短期
2.10 管线标高、位置、坡度测量记录 长期
2.11 中间交工验收记录证明、工程质量评定 长期
2.12 竣工报告、竣工验收报告 长期
3 电气、仪表安装施工文件
3.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期
3.2 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 长期
3.2 调试、整定记录 长期
3.4 性能测试和校核 长期
3.5 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 长期
3.6 操作、联动试验 短期
3.7 电气装置交接记录 短期
3.8 中间交工验收记录、工程质量评定 长期
3.9 竣工报告、竣工验收报告 长期
JJ12-6 竣工文件
序号 类 目 名 称 保管期限
1 项目竣工验收报告 永久
2 全部竣工图 永久
3 项目质量评审材料 永久
4 工程现场声像材料 永久
5 竣工验收会议决议文件 永久
JJ12-7 基建财务、器材管理
序号 类 目 名 称 保管期限
1 财务计划、年度计划 短期
2 工程概算、预算、决算 永久
3 主要材料消耗、器材管理 短期
4 交付使用的固定资产 永久
JJ12-8 生产技术准备、试生产
序号 类 目 名 称 保管期限
1 技术准备计划 短期
2 试生产管理、技术责任制 短期
3 开停车方案 短期
4 设备试车、验收、运转、维护记录 长期
5 试生产产品质量鉴定报告 短期
6 安全操作规程、事故分析报告 长期
7 运行记录 短期
8 技术培训材料 短期
9 产品技术参数、性能、图纸 永久
10 工业卫生、劳动保护材料 短期
JJ12-9 工艺、设备
序号 类 目 名 称 保管期限
1 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 长期
2 产品检验、包装、工装图、检测记录 长期
3 设备、材料出厂合格证 长期
4 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 短期
5 设备、图纸、说明书 长期
6 设备测绘、验收记录 长期
7 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 长期