| 发文日期： | 2016-12-27 | 发布部门： | 档案馆 |
| 文 号： | 院档〔2016〕5号 | 文件名称： | 院档〔2016〕5号（关于印发《武昌首义学院外事档案管理实施细则》的通知） |
| 主 题 词： | 印发 外事 档案管理 实施细则 通知 | 阅读次数： |
院档〔2016〕5号（关于印发《武昌首义学院外事档案管理实施细则》的通知）
全校各单位：
现将《武昌首义学院外事档案管理实施细则》予以印发，请遵照执行。
武昌首义学院
2016年12月27日
武昌首义学院外事档案管理实施细则
第一章 总 则
第一条 为了提高外事档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在国际交流与合作、教学、科研等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，结合本校实际，特制订本实施细则。
第二条 外事档案是指本校与国外（境外）团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等载体的文件材料。
第三条 外事档案必须实行集中统一管理，确保外事档案的完整、准确、系统和安全，有利于外事档案的开发和利用。
第四条 外事档案必须纳入外事工作计划、管理制度之中，纳入有关部门从事外事工作人员的职责范围，并切实做到在布置、检查、总结外事工作的同时，布置、检查、总结外事档案工作。
第二章 岗位职责
第五条 外事处负责人分管外事档案工作，并配备一名兼职档案员。
第六条 外事处分管外事档案工作的领导职责
1.制订和健全外事工作管理制度，将外事档案工作纳入外事管理制度和外事工作之中，并监督执行；
2.听取兼职档案员的合理建议，帮助解决档案工作方面的实际困难；
3.指导外事档案的鉴定工作。
第七条 外事处从事外事工作的兼职档案员职责
1.在分管外事档案工作负责人的领导下，做好外事档案材料的收集、积累工作；
2.检查经办和收集的外事文件材料是否齐全、完整、系统、准确。经检查合格后，再办理相关手续；
3.将收集、积累的外事文件材料按《武昌首义学院档案案卷质量要求》（院档〔2016〕6号）进行整理、组卷，并按时向档案馆移交。
第八条 档案馆外事档案管理人员职责
1.指导、协助外事处做好外事文件材料的形成、积累、整理、立卷等工作，检查外事档案是否齐全、完整、准确和系统；
2.负责接收、保管、统计和利用外事档案等业务工作。
第三章 外事档案的形成与归档流程
第九条 外事处是学校外事管理、涉外教学、科研文件的归口部门，在来校、出国（境）、国际合作、国际会议等工作和活动结束后，外事处兼职档案员负责将与该项工作和活动有关的单位形成的各种外事文件材料（见附件）收集、汇总、整理、组卷，按期向档案馆移交。
1.凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，须在返校后两个月内，将参加涉外活动形成的文件材料（见附件中“WS12”）整理后交外事处分管外事档案兼职档案员；
2.聘请国（境）外专家、学者、教师（含客座教师）来校任教、讲学，合作研究的教学单位，在任教、讲学、合作研究等活动结束时，将应当归档的材料（见附件中“WS13”、“WS14”）收集、整理后送交外事处分管外事档案兼职档案员审核、归档；
3.负责接待国（境）外专家、学者、来校访问和作学术报告的教学单位，在接待活动结束后，须及时将活动中形成的应归档的材料（见附件中“WS13”）收集、整理后送交外事处分管外事档案兼职档案员审核、归档；
4.接收国（境）外学生和授予国（境）外学者、著名人士名誉技术职称或职务的有关材料（见附件中“WS14”、“WS15”），由外事处分管外事档案兼职档案员收集、积累、整理后向档案馆移交；
5.《武昌首义学院外事档案归档范围和保管期限表》（见附件）中“WS11综合管理”部分由外事处分管外事档案兼职档案员收集、积累、整理，立卷后向档案馆移交。
第四章 归档要求和归档时间
第十条 归档要求
1.归档的外事文件材料原则上应为原件；
2.归档的外事文件材料应使用碳素墨水或蓝黑墨水书写，不得使用铅笔、红水笔、圆珠笔、复写纸等易褪色的书写材料书写。要求字迹工整，图样清晰；
3.本校人员在国（境）外获得的证书、奖状、奖章、奖品，以存原件为佳，也可存复印件或影印件；
4.国（境）外赠送给学校的纪念品、礼品应归档，不宜长期保存的，可存影印件和清单；
5.归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，做到归档材料齐全、完整、准确和系统。
第十一条 外事档案的归档时间为次年的四月底之前。
第五章 附 则
第十二条 本实施细则由档案馆负责解释。
第十三条 本实施细则自公布之日起施行。原《华中科技大学武昌分校财会档案管理实施细则》（校档〔2015〕1号）同时废止。
附件：武昌首义学院外事档案归档范围和保管期限表
附件：
武昌首义学院外事档案归档范围和保管期限表
WS11 综 合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于外事工作的指示、规定、通知等文件材料 长期
2 本校外事工作计划、总结、规章制度、简报 长期
3 本校外事工作统计报表等 永久
4 本校外事工作会议材料 长期
WS12 出国（境）
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于出国（境）人员的有关文件材料 长期
2 本校组团出国（境）考察、访问的计划、请示与批复、总结、讲话稿等有关材料 永久
3 本校出国（境）人员考察、访问的申请表、 审批材料、推荐信、邀请信、工作汇报、总结等材料 长期
4 本校出国（境）进修、留学人员、交流生的申请报告、申请表、审批材料、推荐信、邀请信、成绩单、取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）等材料 永久
5 本校出国（境）参加国际学术会议人员的申请报告、申请表、审批材料、参加国际学术会议的论文 长期
6 本校交流生的材料（参考WS15 外国交流生工作） 永久
WS13 聘请、接待国（境）外专家、外宾
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级关于邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往文件 长期
2 本校邀请国（境）外专家、学者、教师来校讲学的请示、批复、审批材料、邀请函、到职通知书、情况汇报、总结等材料 永久
3 本校邀请国（境）外专家、学者、教师的讲授计划、讲稿、教材、听课人员名单、上课内容检查、教学评估、评优等材料 永久或长期
4 国（境）外官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长期
WS14 国际合作与会议
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本校与国（境）外学校、团体建立校际合作关系的请示、批复、合同或协议（中、外文本），项目纪要材料、备忘录、重要来往函件 永久
2 本校授予国（境）外人员名誉称号的报告、批复、登记表、外宾名册及举行仪式活动产生的材料（包括声像材料） 永久
3 国（境）外友好人士赠送的礼品、纪念品及礼品、纪念品登记册 长期
4 国（境）外高校、团体、专家及知名人士的贺电、贺函及礼节性往来信函等 长期
WS15 外国交流生工作
序号 类 目 名 称 保管期限
1 本校接收交流生的函和审批材料 永久
2 交流生登记表 永久
3 本校关于交流生管理的规定、制度等文件材料 永久
4 交流生的成绩总册 永久
5 交流生的奖惩材料（含报告、批复、事迹材料、证明材料等） 永久
6 交流生领取成绩单的验印名册 永久