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全校各单位：

现将《武昌首义学院档案案卷质量要求》予以印发，请遵照执行。

武昌首义学院

2016年12月27日

武昌首义学院档案案卷质量要求

为保证档案案卷质量,做好本校的立卷工作,特对立卷提出如下要求:

一、立卷原则

⒈对各门类档案案卷质量的总要求:要遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

⒉卷内文件材料必须准确反映教学、科研、生产、基建和管理等活动的真实内容；归档的文件材料要齐全完整。

二、分类方法

（一）文书档案分类规则

⒈归档文件按照分件、装订、分类、划分保管期、排列、编号、编目、装盒的步骤进行整理。

⒉办理完毕的归档文件，以“件”为单位集中。一般一份文件为一件；在事由上有密切联系的相关文件可一组为一件。

⒊单份文件的正件与附件、印件与定稿为一件；字迹模糊或褪变的文件应进行复制，原件与复制件为一件；报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根、书刊等一册（本）为一件；简报、会议记录一年或一本为一件。

⒋办理同一事由工作形成的有密切联系的文件，如请示与批复、转发文件与被转发文件、多种文字形成的同一文件等，一组为一件；开展专项活动形成的系列文件，可根据文件之间的联系和数量组成一件或若干件。

⒌“件”内文件一般按照形成时间排序，有结论（果）的，应将结论（果）前置。同一份文件的正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；复文（结论）在前，来文（或去文）在后。

多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文（汉字）在前，其他语言在后。文件处理签随文件一并归档，发文处理签排在正本之后，定稿之前；收文处理签排在收件之前。

⒍不同年度的文件一般不得放在一起立卷，当年办结的文件归入文件形成年；跨年度办结的文件，如请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议闭幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷；开展专项活动形成的系列文件，可按活动阶段归入办结年；其他文件材料的立卷应按有关规定执行。

⒎文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

⒏实行无纸化办公的部门，应当输出纸质文件，左侧留有装订线，办理审签手续后加盖印章，与电子文件一并归档。纸质归档文件整理完毕后，应当进行数字化处理。具体办法另行规定。

（二）科技档案分类规则

⒈科研、产品、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料，按其阶段、结构等分别组卷。产品技术负责人、课题组负责人填写的归档说明书应放在产品项目、研究课题首卷的卷内文件目录之前；案卷内科技材料排列，应文字材料在前，图样在后。

⒉直接针对具体项目的管理性科技文件材料，放入所针对的项目中组卷。

⒊文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。

（三）声像材料的说明

录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、幻灯片等要有文字说明。照片应用文字标出制作的事由（声像材料所反映的事件、事物的情由）、时间（事件发生或事物变化、产生的时间和制作时间）、地点（被摄物所在的具体地点）、人物（照片影像上主要人物的姓名、身份）、背景（对揭示照片摄像主题具有一定作用的背景）、制作者（制作者的单位和姓名）等六要素；其他载体的文字材料应包括内容简介、完成的时间、制作单位和制作人等。

三、盒或案卷封皮的填写

⒈以件为单位的档案盒应注明档号、保管期限、机构（或者问题），案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容。文书类档案的案卷题名一般包括责任者、内容和名称等；成套性档案（如：科研课题、产品、基建项目、仪器设备、出版档案等）的案卷题名主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。题名不超过50个汉字或100个字符（两个字符作一个汉字计算）。体式一致，文字简练，使用简称通用易懂，字迹要清晰。

⒉对涉密的档案,各立卷单位在立卷时,应依据《中华人民共和国保密法》等法规确定档案的密级。

四、案卷装订

⒈卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;不装订的文件可采用梯型无酸牛皮纸套封装，也可逐件采用细线装订；案卷应采用三孔一线的方法装订。

⒉案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；蓝图以手风琴式折叠成4号图纸的规格。底图、宣纸严禁折叠。

⒊透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。

⒋书刊等印刷出版物可保存原装订。

五、盒内文件或案卷的整理

⒈盒（卷）内文件材料应排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写连续页号；空白页不编号；不装订的案卷，应在每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图表、声像、电子等材料也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。

⒉不装订的案卷，要按照盒（卷）内目录的编排次序、图号顺序排列有序。

⒊盒（卷）内文件目录必须按规定的格式逐件填写。对文件材料的原有题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名,但无实质内容的,亦应重新拟写,对重新拟写的题名应加上“[ ]”;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内，填写的字迹要工整。盒内归档目录（卷内文件目录）放在卷首。

⒋不同保管期限的归档文件不得装入同一档案盒内。

六、备考表的填写

填写卷（盒）内文件材料的数量、缺损、修复、移出、销毁及对特殊文件的说明等情况。（包括组卷和案卷利用过程中需要说明的问题），都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责，备考表应置卷尾。

七、归档材料用纸规格

⒈除有特殊要求外，文件材料和各种图表的外型尺寸和用纸应统一。

⒉文件材料、表格、办公用纸的规格为：297mm×210mm（即A4纸）。

八、其他注意事项

与各门类档案配套的录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、底片、电子材料等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，并应与相关档案有档案参见号。

九、本规定由档案馆负责解释。原《华中科技大学武昌分校档案案卷质量要求》（校档〔2013〕2号）同时废止。