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全校各单位：

根据学校档案工作建设要求，现将《武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）》予以印发，请按照相关要求，认真贯彻执行。

附件：《武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）》

                             武昌首义学院

                              2024年9月30日

武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）

第一条 编制目的和依据

为了使学校档案工作进一步标准化、规范化管理，促进档案业务的整体建设，根据《高等学校档案管理办法》的精神和《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条 编制原则

（一）档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的范围和载体类型，将形成于同一活动的档案作为一个整体归入同一类别。

（二）在遵循档案形成规律和体现内容特点的基础上，制定统一的实体分类体系，将各类档案的管理性和业务性材料集中进行管理。

（三）类目设置需保持稳定，不受偶然因素或短期行为影响，在较长时间内不随意改变。

（四）类目排列、档号结构的确定严格遵循从总到分、从一般到具体的原则。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

第三条 类目设置

（一）一级类目的设置与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层级。一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“DQ”即“DangQun”(党群)的简称。根据学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，纸质档案确定为十二个一级类目，其名称和标识符号如下:

（二）二级类目的设置与标识

二级类目是对一级类目的细分，细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质进行设置。学校二级类目设置的标准详见第四条档案实体分类主表，各立档单位不得随意变动。

二级类目的标识，一般采用“双位制”。如:“综合”为“11”，其余依次为12、13……18，党群综合为“DQ11”等。

第四条 档案实体分类主表

（一）DQ 党群类

（二）XZ 行政类

11 行政综合	12 人事	13 审计
14 武装、保卫	15 后勤	16 档案、图书

（三）JX 教学类

（四）XS 学生类

11 学生综合	12 学生登记表	13 成绩单
14 毕业生登记表	15 高中档案

（五）KY 科研类

（六）JJ 基建类

（七）SB 仪器设备类

（八）CB 出版类

（九）WS 外事类

（十）CK 财会类

11 财会综合	12 会计报表	13 会计账簿
14 会计凭证	15 工资清册

（十一）SX 声像类

11 声像综合	12 照片	13 录音
14 录像	15 硬盘、光盘

（十二）SW 实物类

11 奖品	12 印章	13 字画
14 赠品	15 其他

第五条 档号编制

档号是用来反应和固定全宗内文件的排列顺序的一组符号。

（一）档号编制原则

档号编制原则应符合唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的要求，不能出现重复现象、不能随意增加或减少某种代码。不能随意改变或调整，能够适应档案不断扩充的需要，能够提高处理效率，能够发挥排架、检索的双向功能。

（二）档号的结构

1、案卷级档号由全宗号、年度、分类号、保管期限、案卷号、卷内件件号六个部分构成。

文件级档号由全宗号、年度、分类号、保管期限、件号五个部分构成。

2、全宗号是一个立档单位全部档案的代号，我校馆藏目前只有一个全宗，编号为“1”。

年度是文件形成年度，由4位阿拉伯数字标识。

分类号是档案类目的体现，由一二级类目代号标识。

保管期限是按照档案保管期限表给归档文件划定的保管期限。分永久、定期两种，定期一般分为30年和10年。分别用代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

案卷号是全宗内各类档案的案卷顺序号，标识到文件级的在案卷号后加卷内件件号，案卷号和卷内件件号均由4位阿拉伯数字标识。

文件级件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，由4位阿拉伯数字标识。

（三）档号的标识

根据《归档文件整理规则》的规定，档号左边为上位代码，右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线“-”链接。

1.仪器设备类、基建类、科研类等科技类档案和会计类档案以卷为单位进行整理，档号结构为：全宗号-年度号-分类号-保管期限-案卷号-件号。例如：1-2023-KY11-Y-0001-0001。

2.文书档案、声像档案以件为单位进行整理，档号结构为：全宗号-年度号-分类号-保管期限-件号。例如：1-2023-DQ11-D30-0001。

3.实物档案以件为单位进行整理，档号结构为：全宗-分类号-保管期限-件号。例如：1-SW12-Y-0001。

第六条 附则

本办法自发布之日起试行，由档案馆负责解释。

附件：《武昌首义学院各单位文件材料归档范围和保管期限表》

全文下载：院档〔2024〕3号（关于印发《武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）》的通知）