武昌首义学院综合信息网

全校各单位：

为加强我校档案业务建设，规范文件材料归档工作，提高档案工作管理水平，根据《高等学校档案管理办法》、《归档文件整理规则》和《湖北省归档文件整理实施细则》的规定，修订《武昌首义学院归档文件整理实施细则（试行）》，并予以印发，请按照相关要求，认真贯彻执行。

附件：《武昌首义学院归档文件整理实施细则（试行）》

                             武昌首义学院

                              2024年9月30日

武昌首义学院归档文件整理实施细则（试行）

为了加强我校档案业务建设，规范文件材料归档工作，提高档案工作管理水平，依据《高等学校档案管理办法》《归档文件整理规则》和《湖北省归档文件整理实施细则》的规定，结合学校实际情况，制定本办法。

第一条 学校档案包括文书档案和科技档案，文书档案是记录和反映学校招生、教学、管理等活动的档案，科学技术档案是记录和反映学校科研、基础建设活动和设备仪器运行、维护及管理工作的档案。

第二条 归档文件的整理原则：遵循形成规律，保持有机联系；区分不同价值，便于保管利用；纸质和电子文件协调统一。

第三条 归档文件材料整理质量要求：材料齐全、内容完整、形式规范。

（一）材料齐全：同一事由和项目(课题)文件材料必须充分反映其形成的全过程，应归尽归，不缺件。

（二）内容完整：每份文件的正件与附件、正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)、请示与批复、转发文与原件以及公文传阅单与公文拟稿纸必须一并归档。

（三）形式规范：签章齐全，纸张完整，不用废纸打印，所有字迹不得超过装订线，档案内容不能使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写。

第四条 归档范围

（一）档案具体归档范围参考《关于印发<武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）>的通知》（院档〔2024〕3号）的附件《武昌首义学院各单位文件材料归档范围和保管期限表》；

（二）纸质文件材料和电子文件材料实行同步归档。

第五条 立档分工

（一）中共中央、国务院，省（市）党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，属综合性的，由学校办公室立卷归档；属专业性的或具体业务性的，由承办单位归档。

（二）以党委名义的发文，字号是院党文件由党委办公室归档；院党组文件由组织部归档；院党宣文件由宣传部归档；以学校名义的发文，字号是院发、院办发、院函文件由学校办公室归档；各部门以学校名义发文或以部门名义发文，由各部门归档。学校或部门的发文均应保存两份。

（三）党委和学校召开代表大会、校长办公会、全委会、常委会及扩大会、党政联席会议等其他会议所形成的文件材料，分别由党委办公室和学校办公室归档；各职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的文件材料，由主办单位归档。

（四）校内各单位向党委、学校的请示报告的原稿、正文以及相应的批复、批转的原件，由报文单位归档。

（五）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档。

（六）学校成立的临时机构，该临时机构应确定兼职档案员，并报档案馆备案。若临时机构挂靠于某职能部门，该临时机构未向档案馆报兼职档案员，则由被挂靠部门的兼职档案员根据临时机构的职能，负责该临时机构工作中形成的文件材料的收集、积累、整理、立档工作，并按归档时间向档案馆归档。

（七）学校撤销机构时，撤销机构所形成的材料，应于机构撤销前做好整理、立档工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或擅自销毁。

（八）重要的来信来函来访材料，由学校相关业务部门归档。

第六条 整理规范

（一）组件（卷）

档案整理的方法有两种，一种是以“件”为单位整理，一种是以“卷”为单位整理。档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，明确件（卷）的构成以及件（卷）内的文件排序

1.组件

组件即件的组织，包括“件”的构成和件内文件排序

（1）“件”的构成

一般以每份文件为一件，在事由上有密切联系的相关文件可为一件；正文、附件为一件;文件正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿)合为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册、会议指南、介绍信存根等一册（本）为一件；书刊、简报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录等一次为一件；会议记录一年（本）为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）一般独立成件，也可为一件；有公文处理单的或发文拟稿纸的，与相关文件为一件。

（2）件内文件排序：

正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；来文与复文为一件时，复文（结论）在前，来文（或去文）在后。多种语言分别书写的文件，无特殊规定的，中文（汉字）在前，其他语言在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。

（二）分类

文件材料分类，包括分类型、分年度、分类别和分保管期限。

1.分类型：根据文件的性质确定档案的类型，类型包括文书档案和科技档案。文书档案采用以件为单位进行组件，科技档案以卷为单位进行立卷。

2.分年度：将文件材料按其形成或针对的年度分开。

一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准；跨年度办结的文件，如请示与批复,归入办结年；没有复文的,归入签发（落款）年；计划、总结、预算、统计报表、表彰先进及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度的规划归入针对的第一年；跨年度的会议文件归入闭幕年；项目（课题）等科技文件材料归入结题年；形成年度无法考证时，用归档年度，并在附注项加以说明。

3.分类别和分保管期限

参考《关于印发<武昌首义学院档案实体分类实施细则（试行）>的通知》（院档〔2024〕3号）的附件：《武昌首义学院各单位文件材料归档范围和保管期限表》，来区分文件的分类和保管期限。

（三）排序

1.文书档案材料的排序

归档文件在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排序；

不同事由的归档文件应该按照时间顺序排列；

同一事由的归档文件应按照文件形成时间顺序集中排列；

会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列；

2.科技档案材料排序

科研、基本建设和仪器设备等科技文件材料采用案卷的形式进行组卷，一般按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。如果卷内文件含图样或者译文应：文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后。

（1）科研项目（课题）类文件材料按项目（课题）的可行性研究立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

（2）建设项目类文件材料按项目前期准备、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目评估等阶段排列。

（3）设备仪器类文件材料按设备仪器立项审批、外购设备仪器开箱验收、设备仪器安装调试、随机文件材料、设备仪器运行、设备仪器维护等阶段或工作程序排列。

第七条 装订

（一）归档文件在进行数字化处理前可采用梯形无酸牛皮纸套封装；完成数字化处理后可采用“三孔一线”或直角装订，不得使用化学线。

（二）装订前应当去除文件上的装订钉、大头针、回形针、金属夹等金属物。

（三）书刊等印刷出版物可保持原装订。

第八条 编页

装订后的归档文件，应当以件为单位，用铅笔在每页文件正面的右上角和背面的左上角编制连续页号。文件中有信息的页面应编页号，空白页不编号。

第九条 编号

（一）编号:归档文件编号遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则，依分类方案和排列顺序编写：

案卷级结构为：全宗号-年度-分类号-保管期限-案卷号-件号，文件级结构为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号。

（二）加盖归档章和内容填写

1.归档章盖章位置：归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；

如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归档章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜；

归档章不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。

2.归档章填写要求

归档章包括全宗号、分类号、年度、保管期限、案卷号和件号、页数;

案卷级归档章填写：

全宗号	年度	案卷号		1	2023	1
分类号	保管期限	件号-页数		kY11	Y	1-25

文件级归档章填写：

全宗号	年度	件号		1	2023	25
分类号	保管期限	页数		XZ11	D30	14

第十条 编目

编目即编制归档文件目录，目录包括序号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

序号：归档文件的顺序号，用阿拉伯数字填写。

档号：案卷级结构为：全宗号-年度-分类号-保管期限-案卷号-件号，文件级结构为：全宗号-年度-分类号-保管期限-件号。

文号:文件的发文字号，一般由代字、年度、发文顺序号组成。年度使用六角括号“〔〕”括入，不使用方括号“[ ]”或实心方头括号“【】”。

责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写时应使用全称或通用简称。

题名：文件标题。一般以照实抄录为原则，如果存在没有标题、标题不规范，或者不能反映文件主要内容、不方便检索等情况的，应全部或部分自拟标题。自拟内容应外加方括号“[ ]”，与原标题内容相区隔。

日期：文件的形成时间（落款时间）。具体填写日期项时以8位阿拉伯数字标注年月日。如：2024年3月6日，标注为20240306。未注明日期且无法考证的文件，其日期以归档年度为文件年度，月、日用“0”补足，比如：20240000。

密级：文件密级依据文件实际标注情况填写。个别文件可根据归档单位的要求进行密级填写。

页数：一件文件的总页数。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页面数计算页数，空白页不计。

备注：填写归档文件需要补充和说明的情况

归档文件目录和档案移交清册需打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面，封面设置全宗号、年度、分类号。

第十一条 装盒与备考表的填写

（一）归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊。不同年度、类别的归档文件不能装入同一个档案盒；档案盒盒脊或底边设置全宗号、年度、分类号、起止件号。

（二）科技文件按顺序装入卷盒，将卷内目录置于卷首，并填写卷盒盒脊；卷盒盒脊的内容包括：全宗、年度、保管期限、档号、案卷题名项目，可根据需要选择填写。

（三）归档文件的备考表或归档案卷的卷内备考表置于盒内文件之后，内容包括盒内全部文件总件数、文件情况说明、整理人或立卷人、检查人、日期。

文件情况说明：填写盒内文件材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人或立卷人：负责文件材料整理、立卷的人员签名或签章。

检查人：负责检查文件材料整理、立卷质量的人员签名或签章。

日期：文件材料整理、立卷和检查完成日期。

第十二条 归档文件材料的移交

（一）归档验收要求：归档文件目录或移交档案目录与实体档案一致、电子文件与纸质文件一致。

（二）验收合格后，将归档文件移交清册一式两份，与实体档案同时移交至档案馆。移交时双方当面清点数量进行核查，无误后由移交人、部门负责人签名，并加盖本单位公章。

第十三条 学校各立档单位的档案移交时间按《武昌首义学院档案管理办法》（院档〔2023〕1号）有关规定执行。

第十四条 本细则自发布之日起实施。原文件《武昌首义学院档案案卷质量要求》(院档〔2016〕6号）同时废止。

第十五条 本细则由档案馆负责解释。

全文下载：院档〔2024〕4号（关于印发《武昌首义学院归档文件整理实施细则（试行）》的通知）